El DIA de hoy las empresas o entidades de recibo y despacho de correspondencia tienen un gran problema al registrar y crear los procedimientos para que su correo, encomiendas, o mercancía lleguen a su destino, porque cuentan con herramientas muy rudimentarias como: un sello manual, un reloj estampador, adhesivos o un software, etc.
DELIVERY es una excelente herramienta que utiliza las bondades del Internet para dar a conocer tanto a remitentes y destinatarios el estado de su correspondencia.
DELIVERY es un software para el registro de ingresos y salidas de documentos y a la vez envía un mensaje al destinatario y remitente de ese documento.
Un destinatario, el remitente mismo y la administración pueden consultar a través del Internet donde se encuentra su correspondencia y si esta ya fue recibida o no.
El recibir una correspondencia no significa que esta haya sido recibida y aceptada por el destinatario, esta es únicamente recibida para ser analizada y su aceptación o rechazo pueden ser devueltas a su destinatario.
Pasos para registrar la correspondencia:
- 1. El recepcionista recibe la correspondencia, preguntando al mensajero su contenido y procedencia y verifica de manera visual dicha información.
- 2. El recepcionista registra el número y sello de radicado mediante un reloj estampador, un sello o adhesivos el original y la copia.
- 3. El recepcionista registra los datos del remitente (nombre, dirección, teléfono, persona, correo electrónico, etc.) y selecciona dentro de los funcionarios adscritos a la empresa el destinatario. Si no existe origen o destino no se puede declarar recibida dicha correspondencia.
- 4. Unos registrados los datos del remitente y destinatario se registra también su número de radicado y el sistema envía al instante un correo con mensaje tanto para el remitente (indicando el recibo) y al destinatario (indicando su existencia).
- 5. El sistema puede utilizar dispositivos móviles como PDA para hacer entrega de la correspondencia recibida a cada destinatario ya que los recibos pueden ser cargados al distintivo Móvil para que el destinatario firme y acepte su recibido. Si no se cuentan con dispositivos móviles el destinatario puede dirigirse a la recepción reclamar su correspondencia y registrar sus datos en el sistema.